Efektivitāti vadības fiziskās arhīva uzņēmums ir atkarīga no īstenošanas rīki un specifiskas metodesTas ir ļoti svarīgi, lai biznesa būt saistīta ar viņa dokumentiem. Daudz vairāk nekā tikai tiesību piespiedu izpildei, arhivēšana ir nepieciešamība. Operatīvo uzskaiti, pagaidu un pārvaldes arhīvu diviem pakalpojumiem, kas nav sadalīts un koordinēta starp tiem: arhīva pakalpojums un ierakstu krātuve. Tā, piemēram, arhivēšana papīra dokumentu ir procedūra, ko var ātri sarežģīta, ja noteikumi un labu praksi, ja tie nav izpildīti, gan klasifikāciju uzglabāšanai. Neatkarīgi no tā, formu vai uzņēmuma darbību vadības arhīvs ir nepieciešamība. Viņa sāka viegli, lai gan tās pamatā ir darbības, kas a priori vienkārša: mērķis arhīvs ir, no vienas puses, paturēt un saglabāt dokumentus sabiedrības labā stāvoklī, no otras puses, lai tos atrastu, vai atdod tos jebkurā laikā. Tas ir iemesls, kāpēc, tas nav samazināts līdz vienkāršai uzglabāšanai, lai izpildītu saglabāšanas periods dokumentus, bet ir balstīta uz visaptverošu pārvaldības papīra arhīvs, kas ir daļa no arhivēšanas politikas, kas būs efektīva un ilgtspējīga, jo to radīšanas līdz iznīcināšanai arhīvu. Vadība pašreizējais un vidējā arhīvu administratīviem mērķiem ir nepieciešama īpaši instrumenti un īpašas metodes, ņemot vērā to kopums, ierobežojumi, kas saistīti ar dokumentu pārvaldību. Šī arhivēšanas procedūras prasa vairāk stingrību un loģika, jo tas ietilpst: vadības fiziskās arhīvs (un arhīvu) nevar improvizētas. Īstenot spēcīgs un pierādīts, palīdz nodrošināt to pieejamību, uzticamību un integritāti dokumentus. Šī sistēma nodrošina atbalstu dokumentu no tās izveidošanas tās arhivēšana. Tā piedāvā daudzas iespējas, piemēram, ieviest procedūras un piekļuves tiesībām. Attiecībā uz regulu, lai izpildītu, ir ISO standartiem, kas ir raksturīgi arhivēšana, un jo īpaši standarta ISO kas nodrošina: Attiecībā uz gadījumiem, kad oficiāli dokumenti, standarta ISO nodrošina regulas par to rakstiski tā, ka standarta ISO, kā lai viņa ir atbildīga par regulētu datu uzskaites. Šo ISO standartiem vai NF ir nosūtīti orientējoši, tie nav obligāti un tie ne vienmēr garantē vislielāko profesionalitāti. Tas nekad jāatkārto pietiekami, neļaujiet sevi apmānīt ar standartiem. Tā ir apmaiņa ar trešās puses arhivatoru, ar savu pieredzi, un viņas izpratni par jūsu vajadzībām, jūs atradīsiet runātājs, kas jums nepieciešams. Arhīvā ir pieejami visi dokumenti, ko sagatavojusi vai saņēmusi uzņēmējdarbības laikā jebkuru taksācijas gadu, kas savu darbību. Līdz ar to, tie ir jāsaglabā: tie izsekot visiem ekonomikas un sociālo uzņēmuma darbību. Kā lai to substrāti, tie ir dažādi: Ar faktisko vadību ir atkarīgs no veida plašsaziņas līdzekļu uzglabāšanai un klasifikācijai, bet gan arī arhivēšanas politikas pieņem uzņēmuma (gadījumā, lai tās organizācija un darbības veids) kā īpaša veida katra arhīvs (teorija trīs gadiem): Bieži uzdotiem Jautājumiem saskaras ar politikas veidotājiem jomā klasifikācija un arhivēšana uzņēmumu dokumenti iesniedzot dokumentus sabiedrība atbilst pamata noteikumi, kas jāievēro, lai klasificētu lietderīgi, efektīvi un ilgtspējīgi, dokumentus, uzņēmumu.
Vienā reizē vai citu, uzņēmums saskaras ar problēmu, arhivēšana un iesniegšanu, ko tā ir pārvaldīt, pēc tam, kad ir saražots vai saņemts. Ļaujiet, izstumšana no dokumentiem, nav risinājums Atrast veselīgu situācijas, pastāv procedūras, sakārtojot izraudzījusies vispārīgs termins lietvedība.
Tas ir līdzeklis, lai ierakstu pārvaldībai, kas iesaka, lai ārstētu tos, kā to radīšanu, un Tā darbības joma ir ierobežota, lai pašreizējais un vidējā arhīviem, bet, ņemot vērā: a viedokļa, standartiem un noteikumiem, dokumentu Pārvaldība ir process, kurā arhivēšana ir arī kaste.
Lietvedība ir priekšmeta starptautiskā standarta ISO, iegādājās. gadā association française de normalisation (AFNOR) ar nosaukumu NF ISO. Lietvedība, tāpēc, mērķis ir, lai ierakstītu un vērā dokumentu, no tā radīšanas, un tādēļ, pirms dokumentu process. Tas ir iemesls, kāpēc tas ietver tās pieeja klasifikācija, plāns vai klasifikācijas plānu, tai skaitā: Kas atšķir klasifikācija, glabāšana, tas ir skaisti un labi likt vietā augšpus vadība saskaņā ar klasifikācijas shēmu loģiskā un hierarhiska. Tāpēc ir svarīgi, lai pakalpojumu maksas īstenošanas klasifikācijas plāns uzdot pareizos jautājumus, proti: klasifikācija norēķinu uzskaite ir būtiska, tā tiek uzskatīta par oriģinālu un konsekventu sakarā ar to, ka viņš ir attiecībā uz dzīvības arhīva un ka tādējādi tā kļūst par atspoguļo uzņēmuma darbību.
Lai to izdarītu, klasifikācija, kas ir izgatavoti no radīšanas arhīvu un ne pēc fakta, ne arī, lai samazinātu sastrēgumus kaudzes arhīvā uzglabā bez apstrādāti vai sašķirot. Par to, kā klasificēt, tas prasa rūpību Tas ir derīga metode, neatkarīgi no veida arhīvi (strāva, starpposma, gala).
Tā ir balstīta uz atšķirību par materiāla veids: ranking ir ātra un efektīva, ja tā ir, sākās jau ražošanas posmā arhīvu. Tāpēc ir skaidrs, ka, izveidojot klasifikācijas plāns nav improvizētas un prasa daudz prasību, lai tā būtu efektīva. Tas ir iemesls, kāpēc tam jābūt strukturētam, lai pielāgotu: Tas ir rudenī, pastāvīgi perspektīvu pētniecības dokumentiem (to, kā viegli atrast dokumentu.) un tāpēc ir jābūt visaptverošai. Strukturāli, plāns klasifikācijas darbi loģiski un strukturēti. Dokumenti ir sakārtoti un sadalīti atbilstoši loģisko shēmu un hierarhiju no vispārējā uz konkrēto. Mērķis ir iekļaut visus dokumentus, nezaudējot precizitāti. Tās visaptverošais raksturs ir saistīts ar faktu, ka viņš ir atbildīgs, iesniedzot visus dokumentus, kas atspoguļo uzdevumus par uzņēmumu, tā darbību. Visu dokumentu kopums, klasificē neatkarīgi no veida informācijas nesēja (papīrs, foto, CD rom, elektronisko datu) Visbeidzot, ir trīs veidi, klasifikācija, plāns saskaņā ar darbības veids uzņēmums (funkcijas un darbības), tā organizācija (struktūra, darbība) un ar objektu. Kā arhīvu uzņēmums ir pārdomas par savu darbību, priekšroka, atlīdzība tiek pievērsta funkcionālās klasifikācijas shēmu. Tomēr, kombinējot metodes nav izslēgt, ja, protams, nav sajaukt bāzes rajons, un nodot visas mapes, kas atrodas pašā līmenī.
Visbeidzot, panākumus, klasifikācijas shēma būs atkarīgs no pakalpojuma arhīva ka veidot rezultāts ideāls zināšanu, darbības, aktivitātes, uzņēmuma un pakalpojumu, tas izdodas.
Tas ir iemesls, kāpēc izmeklēšanas iepriekš ir būtiska, lai izstrādātu plānu, klasifikāciju, to"pielāgotus". Pateicoties īstenošanu Ierakstu Pārvaldības ietvaros sabiedrība, kas vēlas pārvaldīt savu arhīvu, tagad ir iespējams, lai šis pēdējais: vadības arhīvi, ievērojot plānu, efektīvu klasifikācijas rezultātā neizbēgami, lai iegūtu laiku un produktivitāti uzņēmumā un samazinās vadības izmaksas, kas dodas tajā pašā virzienā. Faktiski, klasifikācija, kas sistematizēti arhīvu ietver apriti un piekļuvi ievērojami atviegloja, tādējādi palīdzot attīstīt uzņēmuma darbību. Loģika arhivēšana, jāņem vērā ilgums juridisko dokumentu glabāšana, lai noteiktu, cik ilgi ražotājs ir ieinteresēta saglabāt savu arhīvu materiāliem, un liktenis šo dokumentu beigās šajā laika periodā. Inventāra Grāmata apvienojot daudzumu un vērtību, aktīvi un saistības, kas norādītas sarakstā. Virsgrāmatas, kas satur rakstus par grāmatu-žurnālu, kas sadalīti saskaņā ar kontu plānu uzņēmumā, saglabājot un autentiskuma grāmatas nepieciešama.
